Requisitos para la legalización de certificados de estudio y libretas escolares:
- Archivador con logotipo del SEDUCA Potosí
- Formulario de solicitud de notas debidamente llenado con los cursos vencidos en forma ascendente.
- Certificado de Nacimiento original actualizado o computarizado con sello seco o sello de seguridad.
- Certificados o libretas de estudio de 7mo, 8vo de primaria (intermedio), 1ro, 2do, 3ro y 4to de secundaria (medio)
- Libretas escolares a partir de la gestión 1999
- Fotografía con dimensiones de 3x4 con fondo celeste o plomo claro (traje formal o uniforme del establecimiento). Se aceptará con otro fondo sólo si el trámite de su diploma lo hará en otro departamento.
- Los alumnos que no sean del Distrito de Potosí, deben presentar los certificados de estudios y libretas escolares debidamente revisados por el técnico responsable (con firma y sello de pie de firma) y legalizados por el Director Distrital de Educación de su Distrito.
- Los alumnos que no hayan realizado sus estudios en el Distrito de Potosí (provincias) y quieran legalizar certificados de la gestión 1994 hacia atrás, deben presentar fotocopias de centralizadores de notas del establecimiento, legalizados por el Director de la Unidad Educativa y el Director Distrital de Educación, mencionando a que estudiante corresponde, la gestión, curso y establecimiento.
- Los estudiantes que hayan vencido cursos inferiores en otros departamentos deben presentar sus certificados legalizados por el Director Distrital y Departamental del SEDUCA; vale decir, si quieren legalizar segundo curso de secundaria, deben presentar sus certificados de 7mo y 8vo y primero de secundaria debidamente legalizados.
- Timbre valorado para la legalización (cuyo costo es de 5 - Bs. Por cada documento).
- Sentencia de emancipación para los que estudiaron en CEMA o ESA sin haber cumplido el requisito
También para EPA y ETA deben tomar en cuenta que el participante haya cumplido 15 años para su inscripción de acuerdo a Resolución Ministerial N° 009/03 de fecha 17 de enero del 2003.
Recomendaciones para las Unidades Educativas (para uso de las secretarias(os) de las Unidades educativas solamente)
- Las calificaciones deben ser transcritas correctamente según al año que corresponda, tomando en cuenta si en el boletín de la gestión a certificar las calificaciones están de 1 a 7 ó de 1 a 70.
- Evitar que a los certificados y libretas les falten sellos de pie de firma del director y secretario o secretaria, firmas y sellos del establecimiento.
- Fotografía con dimensiones de 3x4 con fondo celeste o plomo claro (traje formal o uniforme del establecimiento). Se aceptará con otro fondo sólo si el trámite de su diploma lo hará en otro departamento; asimismo, deben sellar con el sello del establecimiento o secretaría entre la fotografía y el certificado y/o libreta sin tapar el rostro del interesado.
- De la gestión 1995 hacia atrás; es decir, de 1994, 1993, 1992... etc. Los Directores de Unidades Educativas están en la obligación de facilitarles fotocopia de los libros debidamente legalizado por su autoridad indicando la gestión, curso y estudiante a los que corresponde la fotocopia para su posterior legalización en el Distrito correspondiente.
- Los nombres y apellidos deben coincidir con el certificado de nacimiento, en caso de detectarse omisión de nombres, apellidos, errores de escritura, etc. Deben orientar al interesado para que realice el trámite de resolución administrativa.
- Si no coinciden las calificaciones de los ex alumnos con los libros del SEDUCA, los Directores y secretarios están en la obligación de hacerse presentes en la oficina de Legalizaciones y la Dirección Distrital con el libro correspondiente a la gestión observada; asimismo, proporcionarles fotocopias legalizadas del centralizador.
- En caso de detectarse que el error del llenado de los boletines, certificados y libretas fue responsabilidad del secretario o secretaria, alteración, omisión de nombres, apellidos, notas, etc. Será de exclusiva responsabilidad de los mismos con responsabilidad compartida del Director (a), pagando en consecuencia, todos los gastos del proceso de rectificación de acuerdo al problema a presentarse.
- A partir de la gestión 1995 los certificados de séptimo, octavo deben ser transcritos en formularios por área o de acuerdo a los boletines anuales que remitieron al SEDUCA..
- En la casilla destinada a observaciones de los certificados de estudios debe hacerse notar si el alumno aprobó con compensación y reforzamiento en el caso de Ciclo Intermedio y primaria, desquites, redesquites y reforzamiento en el caso de Ciclo Medio o Secundaria indicando las asignaturas; asimismo, los colegios particulares deben anotar el número de resolución de funcionamiento (la certificación debe ser manuscrita y con tinta fija o indeleble.
- Los Centros Integrados, EJAs, CEMAs, EPAs, etc. Deben certificar por semestre. Ejemplo: Si el participante venció sólo una asignatura en la gestión 1999, sólo debe certificarse de esa asignatura y en otro formulario de la siguiente gestión con la asignatura vencida, si venció las dos asignaturas del semestre se certificarán en un solo formulario, mencionado el paralelo, la modalidad del participante (regular o programado).
- Cuando el usuario haya tramitado Resolución Administrativa de rectificación de nota, transcripción de nota, etc. El Director (a) y Secretario (a) del establecimiento educativo tienen la obligación de atender en el tiempo más breve haciéndose presente en la oficina de Legalizaciones para elaborar el acta respectiva, portando sellos de pie de firmas y sellos del establecimiento dando cumplimiento a la misma.
- En caso de que falten sellos de pie de firmas en las libretas y las autoridades de la gestión solicitada ya no trabajen en el establecimiento, el Director (a) y Secretario (a) en función pueden revalidar la misma firmando y sellando al costado de las otras firmas.
- Los boletines o centralizadores de calificaciones de fin de año deben llevar firmas y sellos de pie de firmas del Secretario (a) y Director(a) de la Unidad Educativa y los cuadros estadísticos debidamente llenados.
La inobservancia de las recomendaciones que anteceden dará lugar a la imposición de sanciones en aplicación de lo dispuesto por el "RAFUE" y el Reglamento de Faltas y Sanciones Disciplinarias